Anbindungen

Eine Anbindung verbindet Memory mit einem System Ihres Unternehmens: einem Firmenpostfach oder einem eigenen Server. Aufgaben nutzen die Werkzeuge einer Anbindung, um zu lesen und zu handeln (siehe Artikel „Aufgaben") — Sie richten die Anbindung unter Anbindungen ein.

Der Menüpunkt Anbindungen ist immer da. Ist Ihr Unternehmen dafür nicht freigeschaltet, zeigt die Seite den Hinweis „Anbindungen gehören zu einer höheren Abostufe. Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner.“

Postfach anbinden

Wählen Sie Postfach und tragen Sie ein:

Name im Portal — woran Sie die Anbindung später wiedererkennen.
E-Mail-Adresse und Absendername — die Adresse, unter der Aufgaben später lesen und antworten.
Benutzername und Passwort — bei vielen Anbietern ist der Benutzername die E-Mail-Adresse. Beim Bearbeiten lassen Sie das Passwortfeld leer, wenn das hinterlegte Passwort bleiben soll.
Posteingang (IMAP) und Postausgang (SMTP) — die Server, über die Memory sich anmeldet. Unter Erweitert · Ports und Ordner stehen dazu die Ports (IMAP, SMTP) und die drei Ordner Eingang, Entwürfe, Gesendet; dieser Bereich ist eingeklappt, die Vorgaben passen fast immer.
Wissen nach außen höchstens bis — die Ebene, siehe Abschnitt „Wissen nach außen“ unten.

Prüfen und speichern prüft dabei die Verbindung; später prüfen Sie jederzeit über Jetzt prüfen im aufgeklappten Detail der Zeile. Memory meldet sich beim Postfach an und prüft die drei Ordner. Unsere Empfehlung: Richten Sie ein neues Postfach zuerst in einem Mailprogramm ein und senden Sie eine Testnachricht. Dabei legt der Anbieter seine Standardordner für Entwürfe und Gesendet an, und Sie können später in Ihrem Mailprogramm mitlesen, was Memory ablegt und versendet. Ein frisch eingerichtetes Postfach hat sonst oft nur den Posteingang. Memory legt keine Ordner an. Fehlen Entwürfe oder Gesendet, richten Sie das Postfach zuerst in einem Mailprogramm ein; danach wählen Sie die Ordner im Bereich „Erweitert“ aus der Liste. Bei manchen Anbietern liegen sie unter dem Posteingang, etwa „INBOX.Drafts“ statt „Drafts“ — trägt genau ein vorhandener Ordner den gesuchten Namen, übernimmt Memory ihn von selbst. Passt ein Ordnername nicht, nennt die Meldung die vorhandenen Ordner und schlägt einen passenden vor. Schlägt die Prüfung fehl, bleibt die Anbindung mit den eingegebenen Angaben gespeichert, damit Sie einen Tippfehler in Ruhe korrigieren können — häufige Ursachen sind ein falscher Server- oder Portname, ein falsches Passwort oder ein Postfach, bei dem der Anbieter den Zugriff über ein normales Passwort gesperrt hat und stattdessen ein eigenes App-Passwort verlangt.

Eigener Server

Wählen Sie Eigener Server — ein Dienst Ihrer IT nach dem MCP-Standard —, wenn Sie ein System mit eigenen Werkzeugen anbinden möchten. Erforderlich sind:

Adresse — muss mit https:// beginnen und darf nicht auf ein Netz innerhalb Ihres Hauses zeigen.
Schlüssel — die Anmeldung, mit der sich Memory beim Server ausweist. Beim Bearbeiten lassen Sie das Feld leer, wenn der hinterlegte Schlüssel bleiben soll.
Wissen nach außen höchstens bis — die Ebene, siehe Abschnitt „Wissen nach außen“ unten.

Beim Prüfen und speichern liest Memory die Werkzeugliste des Servers ein. Alle Werkzeuge gelten zunächst als „verändert“ und fragen vor jedem Einsatz. Was nur liest, stellen Sie danach einzeln um — den Angaben des eigenen Servers vertraut Memory nicht blind.

Wissen nach außen

Jede Anbindung hat eine eigene Ebene Wissen nach außen höchstens bis. Die Ebene an einer Anbindung bedeutet: Mails oder Antworten über diese Anbindung enthalten höchstens Wissen dieser Ebene — auch wenn die Person mehr sehen darf.

Was Memory speichert

Passwörter und Schlüssel werden verschlüsselt abgelegt und nach dem Speichern nicht wieder angezeigt — Sie sehen nur, ob ein Passwort bzw. Schlüssel hinterlegt ist. Memory speichert dagegen keine Postfachinhalte: Nachrichten werden bei einer Aufgabe gelesen und wieder verworfen, nicht in der Wissensdatenbank abgelegt.

Aufgaben mit Anbindung

Unter Verwaltung › Aufgaben legen Sie je Aufgabe im Abschnitt Darf nutzen fest, welche Anbindungen sie verwenden darf. Läuft eine solche Aufgabe im Chat, arbeitet Memory in Schritten: Es sucht und liest zum Beispiel Nachrichten im Postfach, holt Wissen aus Ihren Dokumenten und formuliert eine Antwort.

Lesende Werkzeuge — Mails suchen (nachrichten_suchen), Mail lesen (nachricht_lesen), Neue Mails (neue_nachrichten) — laufen sofort. Verändernde Werkzeuge — Entwurf ablegen (entwurf_ablegen), Mail senden (nachricht_senden) — führt Memory erst aus, wenn Sie es bestätigen: Die Ergebniskarte im Chat hält an und zeigt eine Rückfrage mit Empfänger, Betreff, Bezug und dem vollständigen Text. Den Text und den Betreff können Sie vorher anpassen. Rechts oben steht, wie lange die Rückfrage noch gilt („gilt noch 23 Std.“). Senden bzw. Entwurf ablegen führt den Schritt aus, Verwerfen lässt die Aufgabe ohne ihn enden. Die Fußzeile der Karte erklärt, in wessen Namen die Mail geht und bis zu welcher Ebene sie Wissen enthält.

Eine Rückfrage bleibt 24 Stunden offen, danach gilt sie als abgelaufen. Je Person sind höchstens fünf Rückfragen gleichzeitig offen — kommt eine sechste hinzu, wird die älteste offene Rückfrage ersetzt. Ist eine Rückfrage abgelaufen oder ersetzt, haben Sie sie verworfen oder ist eine Aufgabe abgebrochen worden, starten Sie sie über Aufgabe neu starten an der Karte erneut.

Leitplanken: Memory sendet Nachrichten nur an Adressen, die in diesem Lauf in einer gelesenen Nachricht vorkamen oder die Sie selbst eingegeben haben. Ein Lauf nutzt höchstens zehn Schritte in einer Anbindung und wird sonst abgebrochen. Inhalte aus dem Postfach behandelt Memory als Material, nicht als Anweisung — eine Nachricht kann Memory also nicht dazu bringen, etwas zu senden oder die Aufgabe zu ändern.

Eine Anbindung, die noch bei einer Aufgabe unter Darf nutzen eingetragen ist, lässt sich nicht löschen — entfernen Sie sie zuerst dort.

Was Memory speichert: Zu jedem Lauf ein Protokoll der einzelnen Schritte, sichtbar unter Technische Details an der Ergebniskarte: eine Tabelle mit den Spalten Zeit, Anbindung, Werkzeug, Art, Dauer und Ergebnis. Die erste Zeile ist immer die Suche im Wissensbestand. Beim Schritt, den Sie über die Rückfrage bestätigt haben, steht beim Werkzeug zusätzlich „freigegeben von <Name>“. Nachrichtentexte werden nicht dauerhaft gespeichert; solange eine Rückfrage offen ist, hält Memory den Zwischenstand höchstens 24 Stunden vor.

Probelauf: Im Probelauf einer Aufgabe führt Memory verändernde Schritte nie aus, sondern zeigt, was es tun würde.

Automatische Läufe bei neuer Nachricht (Auslöser) und Aufgaben ohne Rückfrage kommen in einer späteren Ausbaustufe.