Zugriff steuern: Ebenen und Gruppen

Wer welches Dokument sehen darf, steuern Sie über zwei Achsen, die sich ergänzen: Zugriffsebenen (wie eine Hierarchie, von unten nach oben) und Gruppen (wie Abteilungen, nebeneinander). Dazu kommen Dokumenten-Kategorien, die nur ordnen und nichts über den Zugriff entscheiden.

Zugriffsebenen

Jede Person und jedes Dokument hat genau eine Ebene. Eine Person sieht alle Dokumente auf ihrer Ebene und darunter, nie darüber. So sieht die Vorgabe aus, die Namen ändern Sie unter Einstellungen:

Beispiel: Frau Weber steht auf Führung. Sie fragt nach der Urlaubsregelung. Memory antwortet aus Dokumenten der Ebenen Besucher, Mitarbeiter und Führung. Ein Dokument der Geschäftsleitung, etwa der Bonusplan, kommt in ihrer Antwort nicht vor, auch nicht als Hinweis. Ein Besucher auf der Website bekommt nur, was Sie als öffentlich freigegeben haben.

Was Sie unter Einstellungen damit tun können:

• Umbenennen: Der Name erscheint überall, in Dialogen, in der Benutzerliste, im Wissensbestand. Die Reihenfolge bleibt.
• Ebene einfügen: oberhalb oder zwischen zwei bestehenden. Personen und Dokumente behalten ihre bisherige Ebene, nur die Zählung darüber rückt um eins nach oben.
• Ebene entfernen: nur, wenn auf ihr keine Person, kein Dokument und kein Schlüssel liegt. Verschieben Sie vorher alles unter Benutzer und im Wissensbestand.
• Mindestens zwei Ebenen bleiben immer: Besucher und eine interne. Wer alle Inhalte öffentlich halten will, gibt seine Dokumente als Besucher frei und lässt die interne Ebene leer. Höchstens zehn Ebenen sind möglich.

Besucher heißt immer Besucher und ist die einzige Ebene, die das öffentliche Website-Widget sieht. Ein interner Chat für angemeldete Personen antwortet unter chat.memory.aimorpha.ai mit deren eigener Ebene.

Gruppen

Gruppen brauchen Sie erst, wenn Wissen nur eine Abteilung sehen soll. Ohne Gruppen gilt allein die Ebene, das reicht für die meisten Firmen.

Eine Person kann Mitglied in mehreren Gruppen sein. Ein Dokument kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet sein. Mitglieder pflegen Sie unter Benutzer, die Zuordnung der Dokumente im Wissensbestand.

Die Regel: Ein Dokument ohne Gruppe sieht jeder mit passender Ebene. Ein Dokument mit Gruppe sieht nur, wer die passende Ebene hat und Mitglied in einer seiner Gruppen ist. Beides muss stimmen.

Beispiel: Die Gruppe „Personal" hat das Dokument „Gehaltsbänder" auf Ebene Mitarbeiter. Herr Klein ist Mitarbeiter, aber nicht in der Gruppe. Er sieht das Dokument nicht, obwohl seine Ebene reichen würde. Frau Weber ist in der Gruppe Personal, aber das Dokument „Vorstandsprotokoll" der Gruppe liegt auf Geschäftsleitung. Sie sieht es nicht, obwohl sie Mitglied ist. Die Gruppe öffnet nie eine Ebene, sie schränkt nur ein.

Wer sieht die Dokumente auch ohne Mitgliedschaft? Diese Frage stellen Sie je Gruppe. Vorgabe ist die oberste Ebene: Die Geschäftsleitung sieht alle Gruppendokumente, auch ohne Mitglied zu sein. Stellen Sie auf „Niemand", wenn selbst die Geschäftsleitung die Inhalte nicht sehen soll, etwa beim Betriebsrat. Auch hier gilt: Die Ebene des Dokuments muss trotzdem passen.

Eine Gruppe mit Dokumenten, aber ohne Mitglieder, ist ein stiller Fehler. Diese Dokumente findet dann niemand außer der obersten Ebene. Die Seite Gruppen warnt Sie in diesem Fall.

Dokumenten-Kategorien

Kategorien sind etwas anderes als Gruppen. Sie gliedern den Wissensbestand so, wie Sie ihn im Haus ordnen, etwa Handbuch, Preisliste, Vertrag. Sie legen die Namen selbst fest, jedes Dokument bekommt beim Hochladen eine Kategorie, und im Wissensbestand filtern Sie danach.

• Kategorien entscheiden nie, wer ein Dokument sieht. Das tun ausschließlich Ebene und Gruppe.
• „Sonstiges" ist die Standardkategorie. Dokumente ohne Zuordnung landen dort, deshalb bleibt sie immer bestehen.
• Entfernen Sie eine Kategorie, wandern ihre Dokumente in eine Kategorie Ihrer Wahl. Kein Dokument bleibt ohne Kategorie.
• Memory ordnet Kategorien nicht automatisch zu. Unabhängig davon erkennt Memory beim Verarbeiten die Art eines Dokuments, etwa Tabelle oder Fließtext, um es passend zu lesen. Das ist eine interne Technik und hat mit Ihren Kategorien nichts zu tun.

Drei Rollen

• Verwalten: pflegt Wissen und verwaltet Personen, Gruppen, Schlüssel, Widget und Einstellungen.
• Wissen pflegen: lädt Dokumente hoch, ordnet sie zu und verbessert im Prüfstand die Antworten.
• Nur fragen und Aufgaben nutzen: stellt Fragen im internen Chat unter chat.memory.aimorpha.ai und erledigt dort die freigegebenen Aufgaben. Diese Rolle meldet sich nicht im Portal an.

Verwalten ist nicht Lesen

Wer Personen und Gruppen verwaltet, sieht deshalb noch nicht alle Inhalte. Ein Administrator kann im Wissensbestand jedes Dokument pflegen, bekommt es im Chat aber nur vorgelesen, wenn seine eigene Ebene und Gruppe passen. Verwaltungsrecht und Leserecht bleiben getrennt.

Sicherheit

Die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen kommt immer aus der Anmeldung, nie aus den Anfragedaten, und lässt sich nicht manipulieren. Unter Einstellungen können Sie 2FA für alle Personen verpflichtend machen, also einen zweiten Faktor für die Anmeldung zusätzlich zum Passwort. Einladungen laufen über einen E-Mail-Link, ein Anfangspasswort wird nie verschickt.