AIMORPHA
MEMORY

Aufgaben

Eine Aufgabe ist ein Arbeitsschritt, den Ihr Team im internen Chat per Klick erledigt — ein Angebot, eine Antwort auf eine Kundenanfrage, ein Produkttext. Sie beschreiben in Sätzen, was herauskommen soll; Memory sucht das passende Wissen und füllt Ihre Vorlage.

Eine Aufgabe anlegen

Unter Aufgaben legen Sie eine neue Aufgabe in fünf Schritten an:

  1. Name — erscheint als Knopf im Chat, dazu eine kurze Beschreibung.
  2. Felder, die der Chat in einer Eingabekarte abfragt — jedes mit Bezeichnung, Hilfetext und der Angabe, ob es Pflicht oder optional ist.
  3. Die Anweisung in Ihren Worten — so, wie Sie es einem neuen Kollegen erklären würden. Woher das Wissen kommt und wie die Vorlage gefüllt wird, regelt Memory selbst.
  4. Die Ergebnisart: Text im Chat, Word aus Vorlage, PDF oder ein Mail-Entwurf.
  5. Wissen eingrenzen — entweder alles, was die Person sehen darf, oder nur ausgewählte Kategorien und Dokumente. Die Zugriffsebene der Person gilt dabei immer zusätzlich.

Vorlage und Platzhalter

Bei den Ergebnisarten Word und PDF laden Sie eine Word-Vorlage (.docx) hoch. Platzhalter schreiben Sie in geschweiften Klammern in Ihre Datei, zum Beispiel {Kunde}. Memory erkennt die Platzhalter automatisch und füllt sie beim Lauf. Die Vorlage darf nur im Format .docx vorliegen und höchstens 5 MB groß sein.

Für Listen wie Angebotspositionen schreiben Sie eine Tabellenzeile mit Platzhaltern nach dem Muster {Positionen.Name}, {Positionen.Menge}, {Positionen.Preis}. Memory legt für jede Position eine Zeile an. Der Name vor dem Punkt ist der Name der Liste, der Name dahinter die Spalte; die Formatierung Ihrer Zeile übernimmt jede neue Zeile. Alle Felder einer Liste müssen in derselben Tabellenzeile stehen — sonst lehnt Memory die Vorlage beim Hochladen ab. Listenname und Spaltenname schreiben Sie dabei ohne Leerzeichen, zum Beispiel {Positionen.Menge} statt {Positionen. Menge} — mit Leerzeichen zählt der Platzhalter als gewöhnlicher Platzhalter, nicht als Liste. In den erkannten Platzhaltern erscheint die Liste als ein Eintrag mit ihren Spalten, zum Beispiel „Positionen (Tabelle: Name · Menge · Preis)”.

Probelauf

Bevor Sie eine Aufgabe freigeben, probieren Sie sie im Probelauf aus: mit Beispieleingaben und Ihrer eigenen Zugriffsebene. Darunter sehen Sie den Kasten Verwendete Fundstellen — je Platzhalter, aus welchem Dokument der Wert stammt; bei einer Liste steht dort die Zahl der Einträge. Fehlt eine Fundstelle, weist Memory das aus und erklärt, ob der Wert aus Ihrer Eingabe oder sinnvoll gesetzt wurde.

Freigeben

Erst mit Im Chat verfügbar erscheint der Knopf tatsächlich im Chat — solange Sie noch daran arbeiten, bleibt die Aufgabe ein Entwurf. Ab Zugriffsebene legt fest, ab welcher Ebene der Knopf sichtbar ist.

Im Chat

Im internen Chat öffnet ein Klick auf den Aufgaben-Knopf die Eingabekarte. Nach dem Ausführen liefert Memory das Ergebnis: Text zum Kopieren, eine Word- oder PDF-Datei zum Öffnen oder Herunterladen (30 Tage verfügbar) oder einen Mail-Entwurf mit Betreff und Text zum Kopieren. Öffnen zeigt die Datei als PDF-Ansicht direkt im Browser — bei einer Word-Datei wandelt Memory sie dafür einmal in eine PDF-Datei um. Ein Lauf zählt wie eine Frage auf das Tageslimit der Person.

Aufgaben mit Postfach

Hat Ihr Unternehmen eine Anbindung eingerichtet (zum Beispiel ein Firmenpostfach), schalten Sie sie in der Karte Darf nutzen der Aufgabe mit dem jeweiligen Schalter frei. Eine Anweisung wie „Beantworte die Anfrage von Frau Müller“ genügt dann: Memory sucht die Nachricht, liest sie, holt das passende Wissen und legt einen Antwortentwurf an oder sendet, sobald Sie im Chat mit Senden bzw. Entwurf ablegen bestätigt haben. Wie die Rückfrage funktioniert und welche Leitplanken gelten, steht im Artikel „Anbindungen“.

Im Probelauf derselben Aufgabe führt Memory verändernde Schritte nie aus: Der Kasten Im Probelauf nicht ausgeführt zeigt, welchen Schritt Memory ausgeführt hätte.

Bewertung und Prüfstand

Auch Aufgaben-Ergebnisse lassen sich mit dem Daumen bewerten. Diese Bewertungen landen im Prüfstand unter Feedback mit der Herkunft „Aufgabe: <Name>" — eigenes Segment in der Herkunft-Leiste.

Abschalten

Über den Schalter Aufgaben im internen Chat blenden Sie alle Aufgaben-Knöpfe im Chat auf einmal aus. Ihre Aufgaben bleiben dabei gespeichert.